En la actualidad la firma digital se ha convertido en una herramienta de optimización de tiempo y procesos para muchas empresas a nivel mundial. Convirtiéndose en la solución a muchos problemas como demoras en la realización de procesos administrativos y financieros, entregas de papeles, largos tiempos de espera para firmar algún documento y el gasto de papel por medio de la impresión.

Una de las grandes cuestiones que tiene la firma digital, es saber si este proceso es legal o valido ante las diferentes directrices reglamentarias que se puedan presentar a la hora de firmar o diligenciar cualquier tipo de documento. Ya que muchas personas o empresas no confían mucho en este proceso por miedo o desconfianza a que su firma no sea válida o que sea utilizada en cualquier circunstancia para realizar algún proceso ilegal y sin el consentimiento de la persona titular de dicha firma.

En Colombia existe una ley que permite y legaliza la utilización de la forma digital.

La cual es la ley 527 de 1999 que refiere a “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones”. También establece que las partes pueden utilizar la firma electrónica, si hay consentimiento de estas, en cualquier acuerdo.

Unas de las características que debe tener la firma digital para que sea igual de valida a la escrita o presencial es:

1. Es única a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si éstos son cambiados, la firma queda invalidada.
5. Está conforme a la reglamentación adoptada por el Gobierno Nacional.

Además, los requisitos mínimos que se deben exigir y cumplirse son los siguientes:

• Debe permitir identificar al iniciador de un mensaje de datos
• Debe servir para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
• Debe ser confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Como podemos ver por lo explicado anteriormente, la firma digital o electrónica en Colombia es legal, bastante segura y rigurosa ante cualquier tipo de proceso que deba realizarse por este medio. Otro aspecto positivo es que el marco regulador de la firma digital en Colombia es una de las primeras legislaciones específicas en América del Sur.

Vale la pena recalcar que el uso de la firma digital se está expandiendo por toda Latinoamérica y el mundo, generando un gran incremento de empresas y personas que la adquieren y utilizan en Colombia día a día.

Una de las herramientas más adecuadas, legales e importantes a nivel mundial es Adobe Sign, un servicio de firma electrónica basado en la nube que permite al usuario enviar, firmar, rastrear y administrar procesos de firma mediante un navegador o dispositivo móvil de forma legal, rápida y segura, la cual hace parte del conjunto de los servicios que ofrece Adobe Document Cloud.

Adobe Sign la podrás utilizar en tu empresa en los departamentos de RRHH, comercial, financiero, logístico, directivo y educativo. Para procesos como firma de contratos, nominas, citas, acuerdos, facturas, órdenes de compra, inventarios, delegación de funciones, firma de documentos, matriculas y comunicados masivos.

Al realizar tus transacciones con Adobe Sign tienes el respaldo de una multinacional que se ha encargado de dar tranquilidad en aspectos de legalidad y seguridad con altos estándares de seguridad.

El próximo 5 de mayo de 2022 se realizará un Webinar Gratuito junto a Adobe, Green Know y un Instructor Certificado en Adobe Acrobat donde aprenderemos por qué la firma digital es un elemento clave para las organizaciones financieras, Fintech y bancas digitales. El evento se realizará a las 15:00 – 14:00 GMT-5 Hora Colombia y México donde podrás participar y resolver tus dudas.

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