¿Por qué optimizar procesos documentales en tu compañía puede ayudarte a ahorrar tiempo y dinero?
Los archivos son la memoria de las organizaciones y es por esto por lo que deben ser resguardados de forma correcta, de modo que cuando sean requeridos por alguna dependencia de la compañía o ente gubernamental se encuentren en óptimas condiciones. Además, permite registrar las actividades y operaciones hechas por la empresa, automatizar procesos y optimizar el flujo de trabajo con documentos.
Hace unos años estos procesos se realizaban de forma física, sin embargo, con el auge de las nuevas tecnologías estos procesos han pasado al área digital, donde han tenido un gran impacto gracias a su aporte en las compañías que lo han implementado.
Organizar y administrar la información es un reto para las empresas que en muchos casos pasan por alto.
Existen diferentes herramientas para facilitar esta gestión. Adobe Document Cloud es un conjunto de herramientas que facilita la gestión de documentos, además permite gestionarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Adobe Acrobat hace parte de este conjunto de servicios el cual permite la creación, edición, control y firma de documentos digitales. Además, permite el seguimiento y saber quién ha visualizado cada documento en particular.
La Solución Adobe también integra el servicio de firma electrónica con Adobe Sign, un sistema que permite enviar flujos de firmas electrónicas, realizar el seguimiento de estas y recopilarlas. Esto de forma legal, rápida y segura.
Otra aplicación que hace parte de este conjunto de servicios es Adobe Scan que permite utilizar la cámara del celular para transformar un documento físico a uno digital que posteriormente se podrá modificar o firmar.
Todos los servicios que ofrece Adobe Document Cloud son compatibles entre si, lo que facilita la gestión de los documentos desde digitalizar un documento con Adobe Scan, modificarlo en Adobe Acrobat y realizar un flujo de firmas con Adobe Sign.
A continuación, hablamos de algunas de las ventajas de implementar y optimizar un sistema de gestión documental digital con Adobe Document Cloud.
Aumento de la productividad
El envío y recepción de documentos es casi inmediata lo que facilita la toma de decisiones dentro de la empresa, se evita el tiempo de entrega en físico. Reduce costos de mensajería, papel, fotocopiadora y el tiempo de los responsables del proceso.
Mejor accesibilidad
Con la crisis sanitaria se incrementó el tele trabajo y con esto el número de empleados que necesitaban acceso a archivos remotamente, es por esto que un sistema de gestión de documentos digital es una excelente opción, ya que este permite el acceso de los colaboradores a los archivos, desde cualquier lugar y con casi cualquier dispositivo móvil o de escritorio.
Ahorro de tiempo
Encontrar documentos en bancos de archivos físicos puede ser una tarea tediosa y demorada sin embargo con un sistema digital de documentos la recuperación de los archivos es una tarea fácil y rápida.
Otro punto es el tiempo que se emplea en trasportar los documentos de un lugar a otro, pero gracias a un sistema de gestión documental este proceso se reduce considerablemente con un solo clic. Adobe Document Cloud le permite enviar, recibir y firmar documentos en segundos.
Firma digital
Es una tecnología con impacto al negocio ya que evita la generación, gestión y traslado de documentos físicos que requieren una rúbrica. Lo que se traduce en ahorro de tiempo y dinero para la empresa.
Optimización de procesos
Los procesos de cada área de la organización se optimizan y se unifican entre sí, mejorado el flujo de trabajo con documentos. A su vez, aumenta la efectividad de las áreas organizacionales aumentando su productividad con soluciones tecnológicas.
Ahorro en material de oficina
Los costos económicos del papel, las fotocopias, los sellos, los toners, las impresoras, las carpetas, los archivadores etc. Se reducen considerablemente. Ahorrando dinero y transformando digitalmente sus procesos con Adobe Document Cloud.
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